Vivaio Il Roseto

Rilevare le presenze ''senza mani'': registrare le presenze in maniera automatizzata

Tracciare le presenze dei dipendenti è un processo assai rilevante per una fluida gestione delle attività lavorative, ma richiede, spesso, un dispendio di tempo non indifferente; oggigiorno, però, il mercato offre diverse soluzioni per agevolare questo compito, così da alleggerire un’attività che risulta sovente molesta agli occhi dei più

 RILEVAZIONE PRESENZE
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La scelta dei diversi sistemi, in ogni caso, risulta spesso non semplice perché si scontra con una questione che, negli ultimi tempi, è diventata sempre più cruciale: il mantenimento dell’equilibrio tra  la garanzia della privacy individuale e l’esigenza dei responsabili del personale di tenere monitorate le entrate e le uscite dei dipendenti.

Nel corso dell’ultimo anno e mezzo, poi, lo scoppio della pandemia del virus SARS-CoV-2 ha complicato ulteriormente le cose: tra le misure precauzionali altamente raccomandate, infatti, vi è, com’è noto, quella di evitare il più possibile la promiscuità di oggetti; di conseguenza anche i dispositivi di rilevazione dovrebbero dover rispondere a questa nuova esigenza. L’ideale, per tale ragione, sarebbe dotarsi di strumenti che possano sfruttare la cosiddetta tecnica “a mano libera” (nota anche come “hands-free”), anche in vista delle direttive governative e delle raccomandazioni in tal senso, come illustra quest’articolo de “Il Sole 24 ore”: https://www.ilsole24ore.com/art/covid-lavoro-riunioni-trasferte-regole-aggiornate-la-sicurezza-ADM38BWB).   

Le possibili alternative

(Non poter) mettere la faccia

Una tra le prime soluzioni che potrebbero passare per la mente è il riconoscimento facciale; esso risulterebbe davvero comodo, ma attualmente si scontra con un ostacolo non aggirabile per quanto riguarda la rilevazione delle presenze: il sistema, difatti, non è legale. In base a quanto stabilisce la normativa vigente sulla privacy questo tipo di rilevazione fa capo all'area dei dati biometrici, quindi viene paragonato, concretamente, all'impiego delle impronte digitali.

Le linee guida del Garante della Privacy (https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1364939) sono molto chiare in merito e prevedono l'uso di sistemi biometrici solo nel caso in cui emerga la necessità effettiva di una verifica che appare sicuramente più indiscreta rispetto all'uso di sistemi differenti e meno invasivi, come i lettori di badge. Questi casi non sono molto frequenti e, in ogni caso, coinvolgono poche realtà (e.g. le banche); di conseguenza, questa opzione viene scartata in un range davvero ampio di casi.

Come  un tappo di bottiglia

Si potrebbe alternativamente optare per l’utilizzo dei beacon BLE: a ogni lavoratore deve essere fornito uno di questi strumenti, che sono praticamente uguali a dei tappi in plastica di bottiglia e rilasciano in maniera continua dei segnali bluetooth: questi ultimi vengono captati da specifiche antenne che vanno installate nell'area di lavoro; in tal modo viene identificato il passaggio del singolo utente.

La scelta di questi dispositivi, tuttavia, porta con sé due difetti non di poco conto:

il passaggio della persona viene registrato tutte le volte che essa transita all'interno del raggio d'azione dell'antenna;

il singolo Beacon ha un costo alquanto elevato: mentre, infatti, un badge può essere acquistato al prezzo di circa 1 Euro, al contrario un Beacon si aggira sui 25 Euro.

(Col)legati senza fili

Una terza possibilità, ben più interessante e comoda, è da collegare allo sfruttamento del segnale WiFi captato dagli smartphone dei lavoratori; emerge chiaramente la praticità di questa via: i cellulari di ultima generazione, infatti, dopo aver registrato le credenziali di una rete WiFi, si riconnettono alla stessa ogniqualvolta si trovino nella rispettiva area di copertura. Sfruttando questa idea (unitamente al fatto che, ormai, ognuno ha sempre lo smartphone con sè), la ditta informatica Valeprog ha messo a punto un sistema innovativo di rilevazione presenze a mani libere, la cui base poggia appunto sul tracciamento delle connessioni WiFi degli smartphone (https://valeprog.it/blog/Rilevazione-presenze-mani-libere/). Per mezzo di un apposito hardware viene eseguita la costante scansione della rete WiFi aziendale, nonché l'identificazione di ogni smarthpone a essa collegato; per fare ciò, in ogni caso, è necessario che i cellulari siano preventivamente inseriti all'interno del database del software di riferimento. Non appena il cellulare viene identificato, il sistema compie una "timbratura di entrata"; quando, invece, esso si disconnette dalla rete, è attuata una "timbratura di uscita". Differenti sono i pregi di questo sistema di rilevazione:

i dipendenti non hanno la necessità di avere il pensiero di badge, beacon o altro: basta che essi portino con sé lo smartphone;

nella maggioranza dei casi la copertura WiFi è già implementata in azienda, di conseguenza non si richiedono altri impianti;

 le mancate timbrature, causate da dimenticanza, restano un ricordo del passato;

il costo della soluzione si rileva molto conveniente.

Non si nega, in ogni caso, la presenza di qualche piccolo difetto (ogni opzione, del resto - come si è visto - ne presenta alcuni):

è necessario che tutti i lavoratori tengano lo smartphone acceso e lascino il WiFi attivo;

il WiFi deve coprire tutta l'area di lavoro: questo può essere un problema per chi utilizza spazi molto ampi.

Risulta assai chiaro, a questo punto, come quest’ultima soluzione sia quella di gran lunga superiore alle altre e potrebbe essere sfruttata su larga scala.

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Pubblicato il 22 giugno 2021

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